Regulament Raffle

🇬🇧 English Version:

When: Friday, November 15, 14-15 on the Main Stage
WCRO Organisers decided holding the Raffle Draw on the Main Stage, to create a memorable experience with maximum visibility, allowing all participants to take part in an organized way. It will be moderated by the Master of Ceremonies (MC) of WordCamp Romania 2024, George Nedelcu.
The purpose of the Raffle is to create an interactive experience between participants and sponsors, offering an exciting opportunity to win prizes and ensuring a positive experience for everyone involved. This event aims to offer visibility to sponsors to promote their services and to create a positive impression by offering attractive prizes to participants. The organizers provide guidelines to ensure a pleasant and fair experience for both participants and sponsors. Participation in the Raffle implies acceptance of the Rules.

Rules:
Announcing Participating Sponsors and Event Rules

1. WordCamp Romania will publish the Raffle rules on the page Regulament Raffle on October 30, 2024, 23 PM GMT+2 (Bucharest). The rules don’t involve using contact details of the participants during the draw on the stage.
2. Each sponsor interested in participating should send an email by November 4 at 12 PM GMT+2 (Bucharest), confirming their intent to participate and the prizes they will offer.
3. The participating sponsors and the prizes they will offer will be announced on the WordCamp Romania blog post on Tuesday, November 5.
4. Sponsors can start promoting the Raffle after the announcement on the WordCamp Romania website on blog post.
5. The order in which sponsors enter the draw will be determined on the first day of the event using randomize.org. A screen recording of the process will be emailed to sponsors.

Participant Registration at the Sponsor Booth

6. Each sponsor will receive 150 printed tickets from the organizers, each with a unique number from 1 to 150 and the sponsor’s logo, which will be handed out to the participants at their booth.
7. Sponsors may assign this unique number to a list name or an email list, only if they need it, this is not mandatory. The GDPR consent is their responsability for the participants activities at their booth.
8. Sponsors may offer additional items besides the official entry ticket provided by the organizers, but the claim to the prize is only valid with the official entry ticket.
9. Each participant will receive an entry ticket with the sponsor’s logo and a number from 1 to 150 that will be used for raffle draw.
10. Each participant may only register once with each sponsor and can only win one prize from the same sponsor.
11. Organizers and participating sponsors may not take part in the Raffle.

Drawing and Awarding Prizes

9. The draw will take place on Friday, November 15, from 14:00 to 15:00 on the main stage, in an interactive and dynamic event moderated by the Master of Ceremonies (MC) of WordCamp Romania 2024, George Nedelcu.
10. The draw will be conducted via randomize.org on a screen visible to all participants. The sponsor will indicate the total number of participants, a volunteer will enter the number in randomize.org, and the winning number will be displayed on the screen for all to see.
11. The winner can only claim their prize if they present the ticket with the winning number displayed on the screen.
12. If the designated winner does not respond, each sponsor is free to make another draw for the same prize after a one-minute break.
13. The prize will be handed over at the time the winner is announced. A photo will be taken showing the prize, the winner, and the sponsor.

The organizers set the guidelines and create a framework for an enjoyable and memorable raffle experience. Participants in the raffle are obliged to comply with these rules. The organizers assume no responsibility if a sponsor intentionally fails to comply with the guidelines.

(October, 30th 2024, 23:00. Updated:October 31th, 12.00 GMT+2 Bucharest)

🇷🇴 În Română:

Când? Vineri, 15 noiembrie, 14-15, Main Stage
Organizatorii propun organizarea Extragerii premiilor Raffle-ului intr-un singur loc, pe Main Stage, pentru a crea o experienta memorabilă, cu vizibilitate maxima, în care toti participantii sa ia parte intr-un mod organizat. Host va fi master of ceremonies (MC) at WordCamp Romania 2024, George Nedelcu.
Obiectiv: Crearea unui moment de interacțiune între participanți și sponsori și a unei experiențe memorabile și entuziaste care să aducă beneficii atât sponsorilor, cât și participanților. Prin acest eveniment se dorește să se ofere vizibilitate pentru sponsori pentru promovarea serviciilor precum și crearea unei impresii pozitive prin oferirea de premii atractive participanților. Organizatorii pun la dispoziție regulamentul pentru ca experienta participantilor cat si a sponsorilor sa fie una placuta si corecta. Participarea la Raffle presupune acceptarea Regulilor.

Reguli de desfășurare:

Anunțarea sponsorilor participanți și a regulilor de desfășurare

1. WordCamp România publică regulile de organizare ale Raffle-ului pe pagina Regulament Raffle pe data de 30 Octombrie 2024, ora 23 GMT+2 (Bucharest). Regulile nu implica folosirea datelor de contact ale participantilor in timpul extragerii pe scena.
2. Fiecare sponsor care doreste sa participe trimite un mail pana pe 4 noimebrie ora 12 GMT+2 (Bucharest), anunțând intenția de participare și premiile oferite
3. WordCamp Romania se va anunta sponsorii participanti și premiile oferite marti 5 noiembrie, intr-o postare pe blog.
4. Sponsorii pot începe să facă reclamă Raffle-ului after anuntul publicat in blog post pe site-ul WordCamp Romania.
5. Ordinea participarii sponsorilor la extragerea premiilor se va stabili prin randomize.org, în prima zi a evenimentului, si se va trimite sponsorilor Screen Recording, pe Mail

Inscrierea participantilor la Sponsor Booth

6. Fiecare sponsor va primi de la organizatori 150 de tichete printate – incluzand un numar de la 1 la 150 si logo-ul sponsorului – care vor fi oferite participantilor la sponsor booth.
7. Sponsorul poate asigna acest numar unic unei liste de nume sau unei liste de email. doar daca au nevoie, nu este obligatoriu. Consentul GDPR este responsabilitea sponsorului pentru activitatile de la sponsor booth.
8. Sponsorul poate oferi si altceva pe langa tichetul oferit de organizatori, dar revendicarea premiului se va face doar folosind tichetele oficiale.
9. Fiecare participant va primi un tichet cu logo-ul sponsorului si un număr de la 1 la 150.
10. Fiecare participant se poate inscrie o singura data pentru un sponsor si poate castiga doar un singur premiu de la acelasi sponsor.
11. Organizatorii si sponsorii participanti la Raffle nu au voie sa participe.

Extragerea si inmanarea premiilor

9. Extragerea castigatorilor se va face Vineri 15 nov, ora 14-15, Main Stage intr-un eveniment interactiv si dinamic. Host va fi master of ceremonies (MC) at WordCamp Romania 2024, George Nedelcu.
10. Extragerea se va face prin randomize.org pe un ecran vizibil pentru toti participantii.
    Sponorul transmite numarul total de participanti, un voluntar va introduce numarul in randomize.org, iar numarul castigator va fi vizibil pe ecran, pentru toti participantii.
11. Castigatorul isi revendica premiul doar daca prezinta tichetul cu numarul castigator prezentat pe ecran.
12. In cazul in care castigatorul desemnat nu raspunde, fiecare sponsor are libertatea de a trece la o alta extragere pentru acelasi premiu dupa 1 (un) minut.
13. Premiul se inmaneaza in momentul anuntarii castigatorului. Se va face o fotografie ce va include premiul si castigatorul alaturi de sponsor.

Organizatorii pun la dispozitie regulamentul si creeaza contextul realizarii unei experiente placute si memorabile de Raffle. Participantii la Raffle sunt obligati sa il respecte. Organizatorii nu isi asuma raspunderea in cazul in care sponsorul nu respecta voit regulamentul.

(Published: 30 Octombrie 2024, 23:00 updated: 31 Octombrie , ora 13.00)